Organisation : avoir la boite de courrier entrant toujours vide
By d. on Thursday, November 26 2009, 13:00 - Permalink
Depuis quelques semaines, j'essaye, tant au travail que chez moi, d'avoir ma boite de courrier entrant toujours vide, ou du moins chaque soir.
Je ne sais plus où j'ai lu ce conseil, peut-être dans Get Things Done ou sur un blog. Cette contrainte à un avantage immédiat : se forcer à faire les choses et leur donner une priorité. Avant, bien souvent, je laissais un courriel dans mon dossier entrant pour une tâche ingrate ou quelque chose à-faire-quand-j'aurais-le-temps.[1] Maintenant, puisque ce dossier doit être toujours vide, soit je fais les choses immédiatement ou du moins avant la fin de la journée (le soir avant de partir par exemple), soit je mets le courriel dans un dossier « À faire plus tard » qui, je le sais, ne sera jamais consulté ou très rarement. En d'autres termes, je classifie immédiatement les courriels vraiment important, nécessitant une action immédiate et ceux plus accessoires.
Pour l'instant, cette approche fonctionne. Parfois, j'ai un ou deux courriels que je garde non lu dans ma boite entrante, par ce que je me dis que je n'ai vraiment pas le temps là maintenant et que je dois le faire. Mais si au bout du deuxième jour je n'ai rien fait, je sais que ce courriel n'est pas si important que ça et je le relègue aux oubliettes... ou je fais ce que je dois faire sur ce courriel immédiatement. :-)
Un autre truc que j'utilise, c'est de marquer les actions urgentes ou importantes sur mes courriels en les gardant comme « Non lus ». Comme ça, à chaque fois que je regarde ma boite j'ai l'impression d'avoir du nouveau courrier et je re-regarde les tâches à faire sur ces courriels. C'est pour moi une très bonne incitation à faire les choses.
Et vous, vous avez d'autres trucs pour vous organiser avec le courriel et les autres outils de communication ?
Notes
[1] Temps qu'on n'a jamais, bien évidemment ! :-)
Comments
Moi je ne garde pas les mails non lus, parce que je ne veux pas les revoir comme non-lus. Par contre, mon mailer permet de mettre une coche sur les messages (en tapant '*', et je peux l'enlever en tapant 'u').
Du coup, quand je lis un mail qui nécessite une réponse/action que je ne peux pas faire pour le moment, je le marque d'une coche.
Ensuite, je peux parcourir assez facilement tous les mails qui ont une coche (un raccourci clavier m'amène au prochain mail qui a une coche, même si il est dans un dossier différent, ce qui permet de conserver un classement dans les dossiers par thématique/mailing-list plutôt que par urgence).
Ça marche pas trop mal pour les mails qui demandent une action de durée courte à moyenne (< quelques heures). Pour des mails qui demandent une action longue, ça ne fonctionne pas.
J'ai un peu de retard sur le commentaire, je m'en excuse ;)
Ma boîte mail est tout le temps vide. (mes 4 boîtes en réalité).
Attention, ce que je vais dire ne s'applique qu'aux admins (pas aux développeurs), en effet, la méthode de travail se prête à une action qui ne nécessite pas plusieurs heures de concentration sans être interrompu.
Je lis mes mails au fil de l'eau tout au long de la journée. Je vérifie ma boîte à peu près tous les quart d'heure. Si je reçois des mails, je regarde d'abord les auteurs et le sujet. Puis je les traite séquentiellement, du plus ancien au plus récent. Je fais une première lecture rapide. Soit le mail nécessite une lecture approfondie et je refais une passe, soit j'ai retenu l'essentiel (je note mentalement) et je passe au suivant. Si le message nécessite une réponse, deux cas s'offrent également à moi. Je le traite immédiatement si je sais ce que je veux répondre, j'ouvre la réponse en attendant de la traiter ultérieurement dans la journée en apportant les éléments essentiels qui constitueront une réponse correcte pour mes correspondants. Attention, je n'attends pas la fin de la journée. Dès que je sens un moment libre propice à une rédaction attentive, je m'y attache.
Le résultat est là. Tous les jours, j'ai quelque chose comme 200 à 250 mails de traités.
À cela, tu peux ajouter l'optimisation de la lecture par filtre. C'est possible sur mes messages personnels (100 à 150 mails), pas dans le cadre du travail car mon employeur ne sait pas encore utiliser correctement cet outil.
Mais on peut en reparler si tu veux ;)